Manuel du fournisseur

EXAMEN DES DOSSIERS DE TRAITEMENT

Les prestataires doivent coopérer avec les examens des dossiers de traitement menés par Beacon dans le cadre des opérations du plan de santé. Ces avis peuvent avoir lieu :

  • En réponse à un problème de qualité spécifique ou à une préoccupation qui se pose.
  • Pour répondre aux exigences des comptes ou des agences d'accréditation exigeant un examen périodique ou sur demande.

Beacon aura accès aux dossiers de traitement en les examinant au bureau du fournisseur ou en demandant au fournisseur de photocopier et d'envoyer les dossiers. Avant de traiter un membre, le fournisseur doit obtenir le consentement écrit du membre pour partager ses informations de traitement et ses dossiers avec Beacon. Les fournisseurs doivent fournir des copies des dossiers demandés à Beacon dans les cinq (5) jours ouvrables. Beacon traitera les dossiers des fournisseurs de manière confidentielle conformément à toutes les réglementations fédérales et nationales applicables.

Les fournisseurs et les fournisseurs doivent, à leurs propres frais, rendre tous les enregistrements disponibles pour vérification, examen ou évaluation par Beacon Health Options. L'accès doit être fourni par le fournisseur soit sur place, pendant les heures normales de bureau, soit par courrier. Pendant le contrat et les périodes de conservation des enregistrements, ces enregistrements doivent être disponibles à un endroit spécifique. Tous les dossiers envoyés par la poste doivent être envoyés à Beacon sous forme de copies papier exactes et lisibles, sauf indication contraire, dans les quinze (15) jours civils suivant cette demande et sans frais pour Beacon.

Après l'examen du dossier de traitement, les prestataires recevront un rapport écrit détaillant les résultats. Le rapport comprendra un plan d'action avec des recommandations spécifiques qui permettront au fournisseur de se conformer plus pleinement aux normes de Beacon pour les dossiers de traitement.

Les dossiers de traitement sont examinés grâce à l'application d'un instrument objectif. L'instrument est continuellement étudié et révisé et Beacon se réserve le droit de le modifier si nécessaire.

Aux fins de l'examen rétrospectif des cas, les dossiers cliniques relatifs aux membres de Beacon doivent être conservés pendant six (6) ans.

Les fournisseurs de réseaux Beacon sont tenus de documenter l'accessibilité des services fournis. Un fournisseur de réseau doit fournir des interventions en personne dans l'heure pour les urgences, dans les 24 heures pour les situations urgentes et dans les sept jours pour les rendez-vous de routine et les références spécialisées. Beacon collecte et analyse ces données pour mesurer les performances par rapport à ces normes contractuelles. Dans le cadre d'un examen de routine des dossiers de traitement, Beacon vérifiera les critères de gestion de la qualité suivants :

  • La date du premier appel du membre pour un rendez-vous,
  • Le type de rendez-vous, comme urgence, urgent ou de routine,
  • La date du premier rendez-vous proposé,
  • La date et l'heure du rendez-vous d'évaluation effectif, et
  • La documentation de la raison pour laquelle la norme n'a pas été respectée, le cas échéant.

Les directives diagnostiques et les indicateurs d'adhésion diagnostique pour la dépression majeure, le trouble bipolaire, la schizophrénie, le trouble déficitaire de l'attention avec hyperactivité et les troubles mentaux et liés à une substance concomitants sont affichés sur notre site Web pour référence sur le Page d'informations sur le fournisseur dans la section Gestion de la qualité.