Hướng dẫn sử dụng nhà cung cấp

ĐI TRỰC TUYẾN VỚI CÁC LỰA CHỌN SỨC KHỎE CỦA BEACON

  1. Giới thiệu

    Dịch vụ Nhà cung cấp Trực tuyến của Beacon Health Options được thiết kế để cung cấp cho các nhà cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào yêu cầu về tính đủ điều kiện, điều tra về tình trạng yêu cầu, gửi yêu cầu điện tử và chứng từ tóm tắt của nhà cung cấp. Các dịch vụ này được cung cấp miễn phí cho các nhà cung cấp mạng của chúng tôi. Các nhà cung cấp có thể gửi khiếu nại điện tử đến hệ thống của chúng tôi thông qua kết nối modem trực tiếp, bảo mật hoặc gửi khiếu nại ngoại trú thông qua ProviderConnect, trang web Internet an toàn VeriSign ™ của chúng tôi. Để truy cập ProviderConnect, hãy truy cập www.vbh-pa.com/providers. Để có được User ID, hãy nhấp vào đăng ký, hoàn thành biểu mẫu được yêu cầu và nhấp vào “gửi”. Các quy trình và thủ tục mới đã được đưa ra trong năm 2003 để tuân thủ các luật HIPAA mới của liên bang.

    Người dùng có câu hỏi liên quan đến Dịch vụ Nhà cung cấp Trực tuyến của Beacon Health Options có thể xem lại thông tin trên trang web này. Chọn “Dành cho nhà cung cấp”, sau đó chọn “ProviderConnect”, sau đó chọn “Đăng nhập”. Các nhà cung cấp cũng có thể liên hệ với Đường dây Trợ giúp Dịch vụ Hỗ trợ Điện tử của chúng tôi theo số 888-247-9311, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, từ 8 giờ sáng đến 8 giờ tối theo Giờ Miền Đông hoặc qua e-mail tại
    e-supportservices@beaconhealthoptions.com.

  2. Ưu điểm trực tuyến

    Các khiếu nại được nộp theo phương thức điện tử làm giảm chi phí xử lý (biểu mẫu, mua hàng, nhân công, bưu phí, v.v.) liên quan đến việc nộp đơn bằng giấy. Ngoài ra, quy trình khiếu nại điện tử Beacon Health Options cho phép bạn gửi khiếu nại đến Hệ thống Bảng tin (BBS) của chúng tôi qua đường dữ liệu miễn phí hoặc đến trang Web của chúng tôi miễn phí.

    Các tệp xác nhận quyền sở hữu đã vượt qua xác minh định dạng sẽ được chuyển đến hệ thống xử lý xác nhận quyền sở hữu của chúng tôi vào ngày làm việc sau đó, loại bỏ nhu cầu xử lý thủ công và nhập dữ liệu các khiếu nại. Quy trình này làm giảm thời gian phải trả cho các yêu cầu của bạn.

    Các nhà cung cấp được ủy quyền có thể kiểm tra tính đủ điều kiện và gửi và theo dõi các khiếu nại bằng Dịch vụ Trực tuyến. Các câu hỏi liên quan đến thanh toán yêu cầu hoặc tính đủ điều kiện không được trả lời thông qua Dịch vụ Trực tuyến nên được giải quyết với Trung tâm Cam kết Beacon Health Options có dịch vụ tài khoản.

  3. Trở thành người dùng trực tuyến

    Nhà cung cấp phải có ID Người dùng trước khi sử dụng Dịch vụ Trực tuyến.

    1. Dịch vụ Nhà cung cấp Trực tuyến Biểu mẫu yêu cầu tài khoản

      Biểu mẫu này cho phép Beacon Health Options nhận và xử lý các khiếu nại theo phương thức điện tử và xác nhận rằng các khiếu nại sẽ tuân thủ tất cả các luật, quy tắc và quy định chi phối hợp đồng của bạn với Beacon Health Options. Các nhà cung cấp muốn có quyền truy cập chỉ yêu cầu vào hệ thống của chúng tôi với mục đích thực hiện các yêu cầu về tính đủ điều kiện và yêu cầu về trạng thái yêu cầu cũng phải gửi biểu mẫu này. Tất cả người dùng Dịch vụ Trực tuyến phải hoàn thành biểu mẫu này.

    2. Dịch vụ Nhà cung cấp Trực tuyến Biểu mẫu ủy quyền trung gian

      Biểu mẫu này cho phép một pháp nhân bên ngoài như đại lý thanh toán hoặc công ty thanh toán bù trừ thay mặt nhà cung cấp gửi khiếu nại. Chỉ phải điền vào biểu mẫu này nếu nhà cung cấp sử dụng dịch vụ của đại lý thanh toán, công ty thanh toán bù trừ hoặc bên thứ ba khác.

    Vui lòng hoàn thành các biểu mẫu thích hợp và gửi lại qua fax đến 866-698-6032 hoặc gửi thư tới:

    Beacon Health Options, Inc.
    Bộ phận trợ giúp EDI
    Hộp thư bưu điện 1287
    Latham, NY 12110

    Sau khi xác thực thông tin của bạn, chúng tôi sẽ cung cấp ID người dùng và mật khẩu cho Dịch vụ trực tuyến của Beacon Health Options. Quá trình này thường mất từ một đến ba ngày làm việc.

  4. Các loại hóa đơn: Gửi yêu cầu điện tử

    Beacon Health Options hiện chấp nhận hai loại hóa đơn chính để gửi yêu cầu điện tử: Tổ chức và Chuyên gia 837 tuân thủ HIPAA. Chỉ các hóa đơn được lập hóa đơn điện tử ở định dạng Bộ mã và Giao dịch chuẩn HIPAA mới được chấp nhận.

    Nếu bạn đang sử dụng phần mềm Liên kết yêu cầu bồi thường EDI của Beacon Health Options cho Windows, tệp sẽ tự động được tạo theo bố cục xác định của chúng tôi cho từng hóa đơn này.

    Nếu bạn sẽ sử dụng phần mềm của riêng mình để tạo các tệp yêu cầu, hãy tham khảo Hướng dẫn triển khai HIPAA 837 (Chuyên nghiệp hoặc Tổ chức)

    Các Hướng dẫn đi kèm 837 của Beacon Health Options, nên được sử dụng cùng với Hướng dẫn triển khai.

  5. Yêu cầu gửi tệp

    Trước khi bạn có thể bắt đầu gửi các tệp yêu cầu sản xuất theo phương thức điện tử, bạn sẽ được yêu cầu gửi dữ liệu thử nghiệm. Kiểm tra này sẽ giúp đảm bảo rằng các tệp ở đúng định dạng tệp.

    Sử dụng Liên kết xác nhận quyền sở hữu EDI dành cho Windows® (Phần mềm độc quyền của Beacon Health Options) yêu cầu ít thử nghiệm hơn. Phần mềm này đáp ứng các yêu cầu về định dạng tệp xác nhận quyền sở hữu điện tử Beacon Health Options. Thử nghiệm duy nhất có thể cần thiết là để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và việc chuyển dữ liệu xác nhận quyền sở hữu trong suốt quá trình. Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên giới hạn một số tệp đầu tiên của mình chỉ ở một số xác nhận quyền sở hữu trong trường hợp bạn đã nhập dữ liệu không chính xác không vượt qua được quy trình xác minh.

    Nếu bạn sẽ tạo các tệp xác nhận quyền sở hữu tuân thủ HIPAA bằng bất kỳ chương trình nào ngoài Beacon Health Options Liên kết yêu cầu EDI dành cho Windows®, bạn phải gửi tệp thử nghiệm trước khi gửi dữ liệu yêu cầu sản xuất. Quá trình gửi thử nghiệm này sẽ được chạy thông qua chương trình xác minh định dạng tệp của chúng tôi. Chương trình này xác minh việc gửi tệp của bạn dựa trên các thông số định dạng. Bạn phải lấy ID người dùng thử nghiệm và mật khẩu trước khi cố gắng gửi tệp thử nghiệm. Tệp thử nghiệm của bạn phải chứa ID người dùng thử nghiệm của bạn để được chấp nhận cho thử nghiệm. Khi bạn đã hoàn tất thử nghiệm thành công, Dịch vụ hỗ trợ điện tử sẽ kích hoạt ID người dùng sản xuất của bạn.

    Bạn sẽ nhận được phản hồi cho mỗi tệp bạn gửi. Bạn sẽ được thông báo bằng tin nhắn đến hộp thư của mình, trên hệ thống bảng thông báo của chúng tôi hoặc đến tài khoản e-mail Internet của bạn liệu tệp của bạn có vượt qua quá trình xác minh định dạng hay không. Nếu bạn gửi tệp của mình bằng giao diện Web của chúng tôi, số theo dõi xuất hiện trên màn hình cung cấp liên kết đến phản hồi tệp của bạn. Nếu xác minh định dạng tệp của bạn không thành công, phản hồi sẽ cung cấp giải thích cho lỗi này. Bất kỳ thông báo lỗi nào bạn không hiểu đều có thể được Dịch vụ Hỗ trợ Điện tử giải thích. Xin lưu ý rằng quá trình xác minh định dạng tệp chỉ kiểm tra định dạng của tệp. Quá trình này không xác minh tính chính xác của dữ liệu xác nhận quyền sở hữu và không đảm bảo rằng khiếu nại sẽ được thanh toán. Các quy tắc thanh toán yêu cầu thông thường được áp dụng.

    Các tệp sản xuất có thể được gửi tới Beacon Health Options bảy ngày mỗi tuần, 24 giờ mỗi ngày trừ khi hệ thống ngừng hoạt động được báo cáo trên trang web của chúng tôi. Beacon Health Options định kỳ đưa hệ thống xuống để bảo trì và thông báo trước cho người dùng bất cứ khi nào có thể.

  6. Danh sách kiểm tra việc gửi tệp

    Để gửi tệp thành công, bạn phải biết:

    • ID người dùng và mật khẩu của bạn
    • tổng số yêu cầu
    • tổng số đô la được lập hóa đơn trong mỗi tệp

    Thông tin bạn nhập tại các lời nhắc này trong quá trình tải lên phải khớp với thông tin trên tệp thực để tải lên thành công.

    Cho dù bạn gửi tệp của mình bằng giao diện web của chúng tôi hay BBS, hệ thống của chúng tôi sẽ xác nhận và chấp nhận hoặc từ chối toàn bộ việc gửi tệp của bạn. Vì lý do này, chúng tôi đặc biệt khuyên rằng tệp đầu tiên của bạn chứa ít xác nhận quyền sở hữu. Nếu một xác nhận quyền sở hữu trên tệp chứa dữ liệu ngăn nó vượt qua quy trình xác minh định dạng của chúng tôi, thì toàn bộ tệp sẽ bị từ chối.

  7. Phương pháp gửi tệp

    Có hai cách để gửi tệp đến Beacon Health Options:

    Các tệp có thể được gửi đến trang Web Internet của chúng tôi nếu bạn có trình duyệt có mức bảo mật thích hợp hỗ trợ mã hóa 128-bit (chẳng hạn như Internet Explorer 5.01 trở lên). Chỉ cần đăng nhập bằng User ID và mật khẩu được chỉ định.

    Các tệp có thể được gửi qua kết nối trực tiếp, bảo mật, modem tới Hệ thống bảng thông báo của chúng tôi theo số 888-685-2595

  8. Chính sách gửi khiếu nại điện tử của Beacon Health Options
    1. Beacon Health Options sẽ chỉ chấp nhận các tệp để xử lý đáp ứng các thông số kỹ thuật về định dạng tệp như được nêu trong Hướng dẫn triển khai HIPAA 837. Hướng dẫn đi kèm Beacon Health Options 837 bổ sung, nhưng không thay thế hoặc mâu thuẫn với bất kỳ yêu cầu nào trong Hướng dẫn triển khai.
    2. Tất cả các yêu cầu được nêu trong sách hướng dẫn này đều được đáp ứng.
    3. Đại diện được ủy quyền của nhà cung cấp, đại lý hoặc người được giao của họ có thể yêu cầu cung cấp tài liệu để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng.
    4. Bất kỳ cơ quan quản lý địa phương, tiểu bang và / hoặc liên bang nào hiện hành đều có thể yêu cầu thông tin thực tế được sử dụng để lập hóa đơn cho các khiếu nại điện tử. Tất cả thông tin thu được do đó sẽ được bảo mật theo luật và quy định hiện hành của địa phương, tiểu bang và / hoặc liên bang.
    5. Nhà cung cấp mà yêu cầu được gửi cho họ chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác và hợp lệ của tất cả các yêu cầu được gửi để xem xét thanh toán. Bất kỳ nhà cung cấp nào sử dụng dịch vụ của pháp nhân bên thứ ba để báo cáo thông tin xác nhận quyền sở hữu phải tuân thủ tất cả các chính sách và quy định của địa phương, tiểu bang và liên bang. Cả nhà cung cấp và pháp nhân bên thứ ba đều phải lưu trữ hồ sơ về tất cả các dịch vụ được gửi đến Beacon Health Options để xem xét thanh toán.
    6. Bất kỳ thông tin khách hàng / bệnh nhân nào được thu thập và lưu giữ trong hệ thống thanh toán / kế toán của nhà cung cấp hoặc pháp nhân bên thứ ba phải tuân thủ tất cả các luật, chính sách và quy định về bảo mật của địa phương, tiểu bang và liên bang.
    7. Beacon Health Options giữ quyền trả lại, từ chối hoặc không cho phép bất kỳ xác nhận quyền sở hữu, nhóm xác nhận quyền sở hữu hoặc tệp xác nhận quyền sở hữu nào nhận được qua Hệ thống tùy chọn sức khỏe Beacon đang chờ xử lý xác nhận quyền sở hữu, nhóm yêu cầu hoặc việc sửa tệp tuân thủ các yêu cầu về định dạng tệp như đã nêu trong các tài liệu đã trích dẫn ở mục 1 trên đây.
    8. Nhà cung cấp chỉ có thể sử dụng một pháp nhân bên thứ ba cho mỗi loại hóa đơn trong bất kỳ khoảng thời gian nào. Không cho phép thanh toán điện tử thông qua nhiều đại lý thanh toán, tổ chức thanh toán bù trừ hoặc các pháp nhân bên thứ ba khác cho cùng một loại hóa đơn. Dịch vụ Hỗ trợ Điện tử phải được thông báo nếu nhà cung cấp thay đổi pháp nhân thanh toán.
    9. Các đại lý thanh toán, cơ sở thanh toán bù trừ hoặc các pháp nhân bên thứ ba khác được yêu cầu để đảm bảo rằng “Biểu mẫu ủy quyền trung gian”Có trong hồ sơ cho mỗi nhà cung cấp có trong bất kỳ tệp nào do đại lý đó gửi.
  9. Xử lý tải lên hệ thống

    Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn tải lên các tệp khiếu nại điện tử lên Beacon Health Options trong Liên kết Yêu cầu EDI dành cho Windows® Hướng dẫn sử dụng Phiên bản 3.0. Dịch vụ Hỗ trợ Điện tử cũng có sẵn để cung cấp thông tin về quá trình tải lên và / hoặc trả lời các câu hỏi về phần mềm của chúng tôi.

  10. Gửi yêu cầu trực tiếp

    Người dùng có khả năng gửi đơn trực tuyến mà không cần tạo hàng loạt cho chỉ một yêu cầu. Điều này có lợi cho những người gửi số lượng thấp. Sau khi thông tin nhà cung cấp và thành viên được nhập và xác thực, người dùng sẽ được nhắc cung cấp phần còn lại của thông tin cần thiết để hoàn tất yêu cầu. Trang kết quả sẽ chứa thông tin xét xử theo thời gian thực.

  11. Yêu cầu Trạng thái Yêu cầu

    Người dùng có thể tra cứu trạng thái khiếu nại của họ thông qua Dịch vụ Trực tuyến của chúng tôi. Người dùng phải biết số thành viên, ngày sinh của thành viên và ngày yêu cầu dịch vụ. Phạm vi ngày cũng có thể được sử dụng, nếu người dùng muốn tra cứu các yêu cầu trị giá vài tháng cho một thành viên nhất định. Điều này làm giảm bớt các cuộc gọi đến dịch vụ khách hàng để kiểm tra trạng thái yêu cầu.

    Vì lý do bảo mật và bí mật, Beacon Health Options xác thực ID nhà cung cấp "trả tiền để" được liên kết với ID người dùng. Thông tin này được thu thập khi bạn yêu cầu ID người dùng cho Dịch vụ Trực tuyến. Nếu bạn nhận được ID nhà cung cấp mới từ Beacon Health Options, vui lòng liên hệ với Dịch vụ hỗ trợ điện tử để đảm bảo ID nhà cung cấp của bạn được cập nhật cho Dịch vụ Trực tuyến. Người dùng có nhiều hơn một ID nhà cung cấp “trả tiền để” sẽ được yêu cầu cung cấp tất cả các ID nhà cung cấp.

  12. Yêu cầu về tính đủ điều kiện

    Người dùng có khả năng kiểm tra tình trạng đủ điều kiện của một thành viên đến chăm sóc họ. Tính đủ điều kiện được hiển thị là ảnh chụp nhanh hiện tại và sẽ không phản ánh tình trạng đủ điều kiện trong quá khứ hoặc tương lai của thành viên. Bạn vẫn phải tuân theo các thủ tục kinh doanh bình thường để ủy quyền và / hoặc đăng ký dịch vụ chăm sóc. Tính đủ điều kiện hoạt động trên hệ thống của chúng tôi không đảm bảo cho phép các dịch vụ.

  13. Liên hệ chúng tôi

    Bộ phận trợ giúp EDI:

    Điện thoại: 888-247-9311, Thứ Hai - Thứ Sáu, 8 giờ sáng - 6 giờ chiều theo giờ EST
    Số fax: 866-698-6032
    E-mail: e-supportservices@beaconhealthoptions.com